If you work in IT in Germany (engineering, data, cloud, security, product, architecture), you’ll notice something quickly: a lot of the work is in English, but a lot of the friction happens in German. The hallway clarification. The calendar invite. The “quick question” from a stakeholder. The incident call with operations. The HR message. The building security desk. The contractor on-site.
So the goal isn’t “learn German perfectly.” The goal is: learn the minimum professional German that increases trust, reduces misunderstandings, and makes you feel competent.
This guide is built around that goal. It gives you the phrases you’ll actually use — and it also tells you what you can safely ignore for now. Next to each German sentence, you’ll see a simple phonetic reading for English speakers. It won’t be linguistically perfect. It will be usable.
How professional German in IT actually works
In many German companies, the “working language” might be English, but the social language is German. When Germans switch to English for you, it’s usually polite — but it also creates two side effects:
- You miss small information: jokes, side comments, shortcuts.
- You can feel like an outsider even when people are friendly.
The fix is not to become a poet. The fix is to build a toolkit of phrases for three contexts:
- Coordination German: scheduling, confirming, chasing, status updates.
- Problem-solving German: incidents, blockers, clarifications, decisions.
- Relationship German: polite openers/closers, small talk, tone.
The 90-second pronunciation cheat sheet
These shortcuts get you understood fast:
- W sounds like “V”: wir (veer)
- V often sounds like “F”: vielleicht (fee-LYKHT)
- sp/st at word start becomes “shp/sht”: Start (shtart), später (SHPAY-ter)
- ch after i/e/ä/ö/ü is soft: ich (ikh)
- ch after a/o/u is throatier: auch (owkh)
- ü/ö/ä are rounded: können (KÜN-nen), müssen (MÜS-sen)
Professional tip: in German business culture, slow, clear beats fast and fancy.
1) What you need on day one
Day one German is mostly: greetings, logistics, and “small coordination.” Learn these and you can function immediately.
Core openers
- Guten Morgen, ich bin …
(GOO-ten MOR-gen, ikh bin …) - Freut mich, Sie kennenzulernen.
(froyt mikh, zee KEN-en-tsoo-lair-nen) - Danke für Ihre Zeit.
(DAN-keh fyoor EE-reh tsite) - Entschuldigung, ich habe eine kurze Frage.
(ent-SHOOL-dih-goong, ikh HAH-beh EYE-neh KOOR-tseh FRAH-geh)
Core logistics
- Wo ist der Meetingraum?
(voh ist dair MEE-ting-rowm) - Wo kann ich meinen Ausweis abholen?
(voh kann ikh MY-nen OWS-vyss AP-hoh-len) - Ich habe keinen Zugang zu …
(ikh HAH-beh KY-nen TSOO-gang tsoo …) - Können Sie mir bitte helfen?
(KÜN-nen zee meer BIT-teh HEL-fen)
Coordination “glue” phrases
- Passt das für Sie?
(past das fyoor zee) — Does that work for you? - Ich schicke Ihnen gleich eine Einladung.
(ikh SHIK-keh EE-nen glykh EYE-neh EIN-lah-doong) - Können wir das kurz abstimmen?
(KÜN-nen veer das koorts AP-shtim-men) - Ich melde mich später nochmal.
(ikh MEL-deh mikh SHPAY-ter NOKH-mal)
2) The “what you don’t need” list
This is where expats waste time. In many IT environments, you do not need:
- Perfect grammar with cases (der/die/das) in spontaneous speech.
- Long subordinate clauses with “weil/dass/obwohl.”
- Fancy idioms and regional slang.
- Advanced literature vocabulary.
You can communicate professionally with simple sentence patterns:
- Wir machen X. (veer MAKH-en eks)
- Wir brauchen Y. (veer BROW-khen why)
- Ich kläre das. (ikh KLAIR-eh das)
- Ich schicke das. (ikh SHIK-keh das)
Focus on being clear, not perfect.
3) Meetings: how German meetings actually sound
German meetings are often direct and structured. People care about: scope, responsibilities, deadlines, risks, and decisions.
Starting a meeting
- Lassen Sie uns anfangen.
(LAS-sen zee oons AN-fang-en) - Kurze Agenda: …
(KOOR-tseh ah-GEN-dah) - Wir haben 30 Minuten.
(veer HAH-ben DRAI-sig MEE-noo-ten) - Ziel ist heute: …
(tseel ist HOY-teh: …)
Clarifying and aligning
- Nur zum Verständnis: …
(noor tsoom fair-SHTEN-dnis) - Meinen Sie A oder B?
(MY-nen zee ah OH-der bay) - Können Sie ein Beispiel geben?
(KÜN-nen zee ayn BY-shpeel GAY-ben) - Ich fasse kurz zusammen: …
(ikh FAS-seh koorts tsoo-ZAM-men)
Decisions and next steps
- Dann machen wir das so.
(dan MAKH-en veer das zoh) - Wer übernimmt das?
(vair Ü-ber-NIMT das) - Bis wann brauchen wir das?
(bis vahn BROW-khen veer das) - Ich nehme das als Action Item mit.
(ikh NAY-meh das als AK-shen EYE-tem mit)
Polite disagreement
- Ich sehe das etwas anders.
(ikh ZAY-eh das ET-vas AN-ders) - Ich bin mir nicht sicher, ob das so klappt.
(ikh bin meer nikht ZIKH-er, op das zoh klappt) - Das Risiko ist aus meiner Sicht …
(das RIS-ih-koh ist ows MY-ner zikhT) - Alternativ könnten wir …
(al-ter-nah-TEEF KÜN-ten veer)
4) Agile rituals: standups, refinements, retros
Agile events in Germany often mix English nouns with German verbs. You’ll hear “Ticket,” “Story,” “Refinement,” “Sprint,” but the connecting language is German.
Standup phrases
- Gestern habe ich … gemacht.
(GES-tern HAH-beh ikh … geh-MAKHT) - Heute mache ich …
(HOY-teh MAKH-eh ikh …) - Ich bin blockiert wegen …
(ikh bin blok-KEERT VAY-gen …) - Ich brauche ein Review von …
(ikh BROW-kheh ayn reh-VYOO fon …) - Keine Blocker.
(KYE-neh BLOK-er)
Refinement phrases
- Was ist die genaue Definition of Done?
(vas ist dee geh-NOW-eh deh-fee-NEE-tsyon of dan) - Welche Akzeptanzkriterien haben wir?
(VEL-kheh ak-tsep-TANTS-kree-TEH-ree-en HAH-ben veer) - Das ist zu groß, wir sollten es splitten.
(das ist tsoo grohs, veer ZOL-ten es SPLIT-ten) - Wer kann das schätzen?
(vair kann das SHET-sen)
Retro phrases
- Was lief gut?
(vas leef goot) - Was lief nicht so gut?
(vas leef nikht zoh goot) - Was nehmen wir uns vor?
(vas NAY-men veer oons for) - Das war ein Engpass.
(das vahr ayn ENG-pass)
5) Tickets, backlog, and status updates
In many German orgs, stakeholders don’t want deep technical detail — they want status, ETA, and risk. These phrases help you deliver that.
Status vocabulary
- in Arbeit (in AR-bite) — in progress
- blockiert (blok-KEERT) — blocked
- erledigt (air-LED-ikt) — done
- in Prüfung (in PRÜ-foong) — in review
- in Produktion (in proh-dook-TSYOHN) — in production
Ticket phrases
- Ich habe das Ticket aktualisiert.
(ikh HAH-beh das TIK-et ak-too-ah-lee-ZEERT) - Der Fix ist im Review.
(dair fiks ist im reh-VYOO) - Wir brauchen noch Infos von …
(veer BROW-khen nokh IN-fohs fon …) - Ich kann heute einen Zwischenstand geben.
(ikh kann HOY-teh EYE-nen TSVISH-en-shtant GAY-ben) - Realistisch ist eine Lieferung bis …
(ray-ah-LIS-tish ist EYE-neh LEE-feh-roong bis …)
Scope control
- Das ist out of scope.
(das ist owt of skohp) - Das können wir als Follow-up aufnehmen.
(das KÜN-nen veer als FO-loh-ap OWF-nay-men) - Wir brauchen eine Entscheidung.
(veer BROW-khen EYE-neh ent-SHYE-doong)
6) Incidents and on-call: calm German under pressure
Incident calls are where “professional German” pays for itself. You don’t need complex grammar — you need calm, short coordination.
Incident openers
- Wir haben einen Incident in Produktion.
(veer HAH-ben EYE-nen IN-si-dent in proh-dook-TSYOHN) - Aktueller Stand: …
(ak-TOO-el-er shtant) - Auswirkung ist: …
(OWS-veer-koong ist) - Priorität ist hoch.
(pree-oh-ree-TAYT ist hohkh)
Coordination commands
- Bitte Logs prüfen.
(BIT-teh logs PRÜ-fen) - Bitte Rollback vorbereiten.
(BIT-teh ROHL-bak for-bye-RY-ten) - Wir brauchen eine schnelle Einschätzung.
(veer BROW-khen EYE-neh SHNEL-leh EYE-n-shet-soong) - Ich übernehme die Kommunikation.
(ikh Ü-ber-NAY-meh dee kom-moo-nee-kah-TSYOHN)
Post-incident
- Wir machen eine Root-Cause-Analyse.
(veer MAKH-en EYE-neh root kaws ah-nah-LEE-zeh) - Wir dokumentieren die Maßnahmen.
(veer doh-koo-men-TEE-ren dee MAH-nah-men) - Wir brauchen Preventive Actions.
(veer BROW-khen preh-VEN-tiv AK-shens)
7) Email German that doesn’t sound weird
German email style in professional settings is often more formal than English, but you can stay polite without sounding stiff. Here are safe templates.
Openers
- Guten Tag, (GOO-ten tahg)
- Hallo zusammen, (HAH-loh tsoo-ZAM-men)
- Liebe Kolleginnen und Kollegen, (LEE-beh koh-LEG-in-en oont koh-LEG-en)
Requesting
- Könnten Sie bitte …?
(KÜN-ten zee BIT-teh …) - Ich bräuchte bis … eine Rückmeldung.
(ikh BROYKH-teh bis … EYE-neh RÜK-mel-doong) - Können wir kurz einen Termin finden?
(KÜN-nen veer koorts EYE-nen tair-MEEN FIN-den)
Updating
- Kurzes Update zum Thema …
(KOOR-tses UP-dayt tsoom TAY-mah …) - Aktueller Stand: …
(ak-TOO-el-er shtant) - Nächste Schritte: …
(NEHKH-steh SHRIT-teh)
Closers
- Vielen Dank und viele Grüße
(FEE-len dank oont FEE-leh GRÜ-seh) - Beste Grüße
(BES-teh GRÜ-seh) - Mit freundlichen Grüßen
(mit FROYNT-likh-en GRÜ-seh)
8) Stakeholders and politics: polite firmness
Stakeholder management is language management. You need German phrases that keep things calm while protecting engineering reality (scope, time, risk).
Saying no without drama
- Das ist aktuell nicht möglich.
(das ist ak-TOO-el nikht MÖG-likh) - Dafür fehlen uns die Ressourcen.
(dah-FYOOR FAY-len oons dee reh-ZOOR-sen) - Wir können das frühestens ab …
(veer KÜN-nen das FRÜH-es-tens ap …) - Wir müssen priorisieren.
(veer MÜS-sen pree-oh-ree-ZEE-ren)
Asking for decisions
- Wir brauchen eine klare Entscheidung.
(veer BROW-khen EYE-neh KLAR-eh ent-SHYE-doong) - Was ist Ihnen wichtiger: A oder B?
(vas ist EE-nen VIKH-tih-ger: ah OH-der bay) - Ohne Entscheidung riskieren wir Verzögerung.
(OH-neh ent-SHYE-doong ris-KEE-ren veer fair-TSÖ-gay-roong)
De-escalation
- Lassen Sie uns das sachlich anschauen.
(LAS-sen zee oons das ZAKH-likh AN-show-en) - Ich verstehe den Druck.
(ikh fair-SHTAY-eh den drook) - Wir finden eine Lösung, aber …
(veer FIN-den EYE-neh LÖ-zoong, AH-ber)
9) The “what you don’t need” list, part 2: the traps
Here are common “learning traps” for IT expats:
- Over-learning small talk before you can handle meetings.
- Trying to translate idioms instead of using simple statements.
- Waiting to speak until you feel perfect.
- Ignoring writing (emails/messages) and focusing only on speaking.
A better order is: messages → meetings → calls → small talk.
10) The phrase bank: copy-ready sentences by workflow
This section is long on purpose. The best way to learn professional German is to copy and reuse the same sentences until they feel automatic.
A) Scheduling and calendar
- Haben Sie diese Woche Zeit für 30 Minuten?
(HAH-ben zee DEE-zeh VOH-kheh tsite fyoor DRAI-sig MEE-noo-ten) - Passt Dienstag um 14 Uhr?
(past DEENS-tahg oom feer-TSEHN oor) - Ich schicke gleich den Termin.
(ikh SHIK-keh glykh den tair-MEEN) - Können wir das verschieben?
(KÜN-nen veer das fair-SHEE-ben) - Ich bin leider verhindert.
(ikh bin LY-der fair-HIN-dert)
B) Asking for help
- Können Sie mir kurz helfen?
(KÜN-nen zee meer koorts HEL-fen) - Ich komme nicht weiter.
(ikh KOM-meh nikht VY-ter) - Wo finde ich die Doku?
(voh FIN-deh ikh dee DOO-koh) - Haben Sie ein Beispiel?
(HAH-ben zee ayn BY-shpeel) - Kann ich kurz einen Screen teilen?
(kann ikh koorts EYE-nen skreen TAIL-en)
C) Clarifying requirements
- Was ist das erwartete Ergebnis?
(vas ist das air-VAR-teh-teh air-GAYB-nis) - Wie messen wir Erfolg?
(vee MES-sen veer air-FOLG) - Welche Nutzer sind betroffen?
(VEL-kheh NOOT-ser zint beh-TROF-fen) - Gibt es Compliance-Anforderungen?
(gibt es kom-PLY-ents an-FOR-deh-roong-en) - Was ist die Priorität?
(vas ist dee pree-oh-ree-TAYT)
D) Deliveries and ETAs
- Wir liefern voraussichtlich bis …
(veer LEE-fern FOR-ows-zikh-tikh bis …) - Wir brauchen noch zwei Tage.
(veer BROW-khen nokh tsvy TAH-ge) - Das ist riskant, weil …
(das ist ris-KANT, vyle) - Es gibt Abhängigkeiten.
(es gibt AP-heng-ikh-kite-en) - Wir informieren, wenn es fertig ist.
(veer in-for-MEE-ren, ven es FAIR-tikh ist)
E) Pushback and boundaries
- Das schaffen wir heute nicht mehr.
(das SHAF-fen veer HOY-teh nikht mayr) - Wir müssen das sauber machen.
(veer MÜS-sen das ZOW-ber MAKH-en) - Ohne Tests geht das nicht.
(OH-neh tests GAYT das nikht) - Das ist technisch nicht sinnvoll.
(das ist TEKH-nish nikht ZIN-fohl) - Das ist ein Sicherheitsrisiko.
(das ist ayn ZIKH-er-hites-RIS-ih-koh)
F) Remote work and office talk
- Ich bin heute im Homeoffice.
(ikh bin HOY-teh im HOHM-of-fis) - Ich bin später im Büro.
(ikh bin SHPAY-ter im by-ROH) - Kannst du mich hören?
(kanst doo mikh HÖ-ren) - Du bist gemutet.
(doo bist geh-MYOO-tet) - Die Verbindung ist schlecht.
(dee fair-BIN-doong ist shlekht)
G) Small talk that doesn’t feel fake
- Wie war Ihr Wochenende?
(vee vahr eer VOH-khen-en-deh) - Wie läuft’s?
(vee loyfts) - Ganz gut, danke.
(gants goot, DAN-keh) - Viel Spaß!
(feel shpahs) - Guten Appetit!
(GOO-ten ap-peh-TEET)
H) When your German fails (professional recovery)
- Entschuldigung, ich bin noch nicht so sicher auf Deutsch.
(ent-SHOOL-dih-goong, ikh bin nokh nikht zoh ZIKH-er owf doytsh) - Können Sie das bitte wiederholen?
(KÜN-nen zee das BIT-teh VEE-der-hoh-len) - Langsamer, bitte.
(LAHNG-zah-mer, BIT-teh) - Ich wiederhole kurz, ob ich es richtig verstanden habe.
(ikh VEE-der-hoh-leh koorts, op ikh es RIKH-tikh fair-SHTAN-den hah-beh) - Können Sie das bitte aufschreiben?
(KÜN-nen zee das BIT-teh OWF-shry-ben)
11) A realistic 30-day plan
If you want progress without burnout, use a plan that matches IT life. Ten minutes a day is enough when you focus on reusable phrases.
- Week 1: scheduling + “glue” phrases + meeting basics
- Week 2: standups + tickets + status updates
- Week 3: incidents + escalation + polite pushback
- Week 4: email templates + stakeholder language + small talk
Each week: choose 25 sentences, read them out loud daily, and force yourself to use at least 5 per day in Slack/Teams or meetings.
12) German you’ll hear (and what it really means)
Even when meetings are “in English,” people often switch to German for quick shorthand. Below are common lines you will hear, what they mean in practice, and a safe reply you can use.
“Das müssten wir nochmal abstimmen.” (We need to align again.)
German: Das müssten wir nochmal abstimmen. (das MÜS-sten veer NOKH-mal AP-shtim-men)
What it implies: someone thinks the plan is unclear or politically sensitive and wants confirmation from the right people.
Safe reply: Okay, mit wem genau sollen wir abstimmen? (oh-KAY, mit vaym geh-NOW ZOL-len veer AP-shtim-men)
“Das ist kritisch.” (This matters.)
German: Das ist kritisch. (das ist KRIT-ish)
What it implies: risk, deadline, compliance, or customer impact.
Safe reply: Verstanden. Was ist das Risiko, wenn wir es nicht heute lösen? (fair-SHTAN-den. vas ist das RIS-ih-koh, ven veer es nikht HOY-teh LÖ-zen)
“Das ist noch nicht sauber.” (Not clean / not production-ready.)
German: Das ist noch nicht sauber. (das ist nokh nikht ZOW-ber)
What it implies: quality concerns; missing tests; shaky monitoring; unclear requirements.
Safe reply: Welche Punkte fehlen konkret? (VEL-kheh POONK-teh FAY-len kon-KREET)
“Wir sollten das eskalieren.” (Escalate.)
German: Wir sollten das eskalieren. (veer ZOL-ten das es-kah-LEE-ren)
Safe reply: Einverstanden. Wen müssen wir einbinden? (EYE-nfair-shtan-den. vaym MÜS-sen veer EYE-n-bin-den)
“Das machen wir später.” (Later.)
German: Das machen wir später. (das MAKH-en veer SHPAY-ter)
What it implies: deprioritization. Sometimes polite avoidance.
Safe reply: Okay, wann genau sollen wir es einplanen? (oh-KAY, vahn geh-NOW ZOL-len veer es EYE-n-plah-nen)
13) The “German meeting toolkit” for IT roles
Different IT roles need different German. Here’s a role-based set of phrases you can copy, with minimal overlap. Pick your track and memorize 30 lines.
Software engineer / developer
- Ich habe das lokal reproduziert.
(ikh HAH-beh das loh-KAHL reh-proh-doo-TSEERT) - Ich brauche Logs aus der Produktion.
(ikh BROW-kheh logs ows dair proh-dook-TSYOHN) - Ich mache einen Fix und schreibe Tests.
(ikh MAKH-eh EYE-nen fiks oont SHRY-beh tests) - Das ist ein Known Issue.
(das ist ayn noh-n ish-yoo) - Ich erstelle einen Pull Request.
(ikh air-SHTEL-leh EYE-nen pool re-KVEST) - Bitte macht ein Review.
(BIT-teh makht ayn reh-VYOO) - Wir müssen die Performance messen.
(veer MÜS-sen dee per-FOR-mans MES-sen)
Cloud / platform / DevOps
- Wir prüfen die Pipeline.
(veer PRÜ-fen dee PYPE-line) - Deployment ist fehlgeschlagen.
(dee-PLOY-ment ist FAIL-geh-shlah-gen) - Wir rollen zurück.
(veer ROL-len tsoo-RÜK) - Wir brauchen Monitoring und Alerts.
(veer BROW-khen moh-nee-TOH-ring oont ah-LERTS) - Bitte Service Owner einbinden.
(BIT-teh SER-vis OH-ner EYE-n-bin-den) - Das ist ein Capacity-Thema.
(das ist ayn kah-PAH-si-tee TAY-mah) - Wir optimieren die Kosten.
(veer op-tee-MEE-ren dee KOS-ten)
Data / analytics / ML
- Die Datenqualität ist das Hauptproblem.
(dee DAH-ten-kvah-lee-TAYT ist das HOWPT-proh-BLAYM) - Wir brauchen eine klare Datenquelle.
(veer BROW-khen EYE-neh KLAR-eh DAH-ten-kVEL-leh) - Das Feature ist noch nicht im Modell.
(das FEE-cher ist nokh nikht im moh-DELL) - Wir müssen die Metrik definieren.
(veer MÜS-sen dee MAY-trik deh-fee-NEE-ren) - Wir machen ein A/B-Test.
(veer MAKH-en ayn ah-bay test) - Bitte Zugriff auf das Dataset geben.
(BIT-teh TSOO-grif owf das DAY-tah-set GAY-ben)
Security / IAM
- Das ist ein Compliance-Thema.
(das ist ayn kom-PLY-ents TAY-mah) - Wir brauchen eine Risikoabwägung.
(veer BROW-khen EYE-neh RIS-ih-koh AP-vay-goong) - Bitte Least-Privilege umsetzen.
(BIT-teh leest PRIH-vih-lij OOM-zet-sen) - Wir müssen das auditierbar machen.
(veer MÜS-sen das ow-dee-TEE-ar-bar MAKH-en) - Ich brauche eine Freigabe.
(ikh BROW-kheh EYE-neh FREYE-gah-beh)
Product / delivery / project
- Was ist der Business-Nutzen?
(vas ist dair BIZ-ness NOOT-sen) - Das ist ein Must-have / Nice-to-have.
(das ist ayn MUST-hav / nyss-too-hav) - Wir brauchen einen klaren Scope.
(veer BROW-khen EYE-nen KLAR-en skohp) - Das ist ein Abhängigkeitsrisiko.
(das ist ayn AP-heng-ikh-kites-RIS-ih-koh) - Wir machen ein Steering-Update.
(veer MAKH-en ayn STEER-ing UP-dayt) - Wir müssen das priorisieren.
(veer MÜS-sen das pree-oh-ree-ZEE-ren)
14) German for conflict, feedback, and boundaries
German workplace communication can feel blunt to newcomers. The trick is to use language that is direct and polite. Here are phrases for tricky moments.
Giving feedback
- Ich habe einen Verbesserungsvorschlag.
(ikh HAH-beh EYE-nen fair-BES-ser-oongs-for-SHLAHG) - Aus meiner Sicht wäre es besser, wenn …
(ows MY-ner zikhT VAY-reh es BES-ser, ven) - Ich glaube, wir haben ein Missverständnis.
(ikh GLOW-beh, veer HAH-ben ayn MIS-fair-SHTEN-dnis)
Setting boundaries
- Ich kann das heute nicht mehr schaffen.
(ikh kann das HOY-teh nikht mayr SHAF-fen) - Ich brauche dafür mehr Zeit.
(ikh BROW-kheh dah-FYOOR mayr tsite) - Das ist nicht Teil meiner Aufgaben.
(das ist nikht tayl MY-ner OWF-gah-ben) - Bitte priorisieren: Was ist am wichtigsten?
(BIT-teh pree-oh-ree-ZEE-ren: vas ist am VIKH-tihg-sten)
Dealing with interruptions
- Ich bin gerade in einem Call. Ich melde mich danach.
(ikh bin GRAH-deh in EYE-nem kohl. ikh MEL-deh mikh dah-NAHKH) - Kannst du mir das bitte per Nachricht schicken?
(kanst doo meer das BIT-teh pair NAKH-rikht SHIK-ken) - Gib mir fünf Minuten, dann schaue ich.
(gib meer fÜNF MEE-noo-ten, dan SHOW-eh ikh)
15) German mini-dialogues: read these out loud
Fluency comes from rhythm. These mini-dialogues are short enough to practice daily.
Dialogue 1: Asking for access
You: Hallo, ich habe keinen Zugang zu dem Projekt.
(HAH-loh, ikh HAH-beh KY-nen TSOO-gang tsoo daym proh-YEKT)
You: Können Sie mir bitte die Rolle geben?
(KÜN-nen zee meer BIT-teh dee ROL-leh GAY-ben)
Colleague: Welche Rolle brauchst du?
(VEL-kheh ROL-leh browkst doo)
You: Read-only reicht. Danke!
(reed-OH-nlee rykht. DAN-keh)
Dialogue 2: Meeting clarification
You: Nur zum Verständnis: Wollen wir Option A oder B?
(noor tsoom fair-SHTEN-dnis: VOL-len veer op-TSY-ohn ah OH-der bay)
You: Was ist wichtiger: schneller oder sicherer?
(vas ist VIKH-tih-ger: SHNEL-ler OH-der ZIKH-er-er)
You: Dann fasse ich kurz zusammen und schreibe es ins Ticket.
(dan FAS-seh ikh koorts tsoo-ZAM-men oont SHRY-beh es ins TIK-et)
Dialogue 3: Incident update
You: Kurzes Update: Wir sehen Errors seit 10:15.
(KOOR-tses UP-dayt: veer ZAY-en AIR-rors zite tSEHN feer-TSEHN)
You: Wir haben bereits einen Rollback gestartet.
(veer HAH-ben beh-RYTS EYE-nen ROHL-bak geh-SHTAR-tet)
You: Nächster Status in 15 Minuten.
(NEHKH-ster SHTAH-toos in foonf-TSEHN MEE-noo-ten)
16) “German for your reputation”: small habits that matter
In German professional culture, people often interpret your language choices as competence signals. These habits create trust even when your German is basic.
- Use confirmation sentences. Example: Ich habe verstanden: … (ikh HAH-beh fair-SHTAN-den)
- Use timelines. Example: Ich gebe Ihnen bis 16 Uhr ein Update. (ikh GAY-beh EE-nen bis ZEX-tsayhn oor ain UP-dayt)
- Name the next step. Example: Ich erstelle ein Ticket und schicke den Link. (ikh air-SHTEL-leh ain TIK-et oont SHIK-keh den link)
- Use “bitte” with commands. Example: Bitte kurz prüfen. (BIT-teh koorts PRÜ-fen)
- Close conversations cleanly. Example: Danke, das hilft. (DAN-keh, das hilt)
These are tiny, but they change how “professional” your German sounds.
17) Reporting upward: leadership-friendly German
When you report to management, you’re translating complexity into risk, cost, and decision points. These phrases make you sound structured — even with basic German.
Status report structure
- Kurzer Überblick: (KOOR-tser Ü-ber- blik) — short overview
- Aktueller Stand: (ak-TOO-el-er shtant)
- Risiken: (RIZ-ih-ken)
- Nächste Schritte: (NEHKH-steh SHRIT-teh)
- Entscheidungsbedarf: (ent-SHYE-doongs-beh-DARF) — decision needed
Useful sentences
- Wir sind im Plan.
(veer zint im plahn) - Wir sind leicht hinter dem Plan.
(veer zint lYKHt HIN-ter daym plahn) - Hauptgrund ist …
(HOWPT-groont ist) - Wir haben zwei Optionen: …
(veer HAH-ben tsvy op-TSYOH-nen) - Empfehlung aus technischer Sicht: …
(em-PFAY-loong ows TEKH-nih-sher zikhT) - Wir brauchen eine Entscheidung bis …
(veer BROW-khen EYE-neh ent-SHYE-doong bis …)
18) Client and customer-facing German (when English isn’t enough)
If you work in consulting, SaaS, or any role with external stakeholders, you’ll face German customer moments. The safest strategy is: simple, polite, structured, and confirm understanding.
Opening a client call
- Vielen Dank, dass Sie sich Zeit genommen haben.
(FEE-len dank, dass zee zikh tsite geh-NOM-men hah-ben) - Ich stelle kurz die Agenda vor.
(ikh SHTEL-leh koorts dee ah-GEN-dah for) - Wenn etwas unklar ist, bitte direkt sagen.
(ven ET-vas OON-klar ist, BIT-teh dee-REKT ZAH-gen)
Explaining a technical topic simply
- Ganz vereinfacht gesagt: …
(gants fair-EYE-n-fakht geh-ZAHKHT) - Das bedeutet in der Praxis: …
(das beh-DYOOT-et in dair PRAKS-is) - Der Vorteil ist: …
(dair FOR-tayl ist) - Das Risiko ist: …
(das RIS-ih-koh ist) - Ich fasse kurz zusammen, was wir vereinbart haben.
(ikh FAS-seh koorts tsoo-ZAM-men, vas veer fair-EYE-n-bart hah-ben)
When you need to slow things down
- Wir sollten das sauber analysieren, bevor wir zusagen.
(veer ZOL-ten das ZOW-ber ah-nah-LEE-zeh-ren, beh-FOR veer TSOO-zah-gen) - Ich gebe Ihnen morgen ein belastbares Update.
(ikh GAY-beh EE-nen MOR-gen ayn beh-LAST-bar-es UP-dayt) - Können wir das als nächstes Thema parken?
(KÜN-nen veer das als NEHKH-stes TAY-mah PAR-ken)
19) HR, admin, and workplace logistics German
Even if your engineering work is English, “life at work” can be German: HR, payroll, travel, contracts, building access, and IT service desks.
HR basics
- Ich habe eine Frage zu meinem Vertrag.
(ikh HAH-beh EYE-neh FRAH-geh tsoo MY-nem fair-TRAHG) - Wo finde ich die Gehaltsabrechnung?
(voh FIN-deh ikh dee geh-HALTS-ah-brehkh-noong) - Wie funktioniert Urlaub beantragen?
(vee foonk-tsy-oh-NEERT OO-lohp beh-AN-trah-gen) - Ich brauche eine Arbeitgeberbescheinigung.
(ikh BROW-kheh EYE-neh AR-bite-gay-ber-beh-SHY-nih-goong)
Office and travel
- Ich brauche Zugang zum Gebäude.
(ikh BROW-kheh TSOO-gang tsoom geh-BOY-deh) - Wo ist die Kantine?
(voh ist dee kan-TEE-neh) - Wie buche ich eine Dienstreise?
(vee BOO-kheh ikh EYE-neh DEENST-ry-zeh) - Kann ich die Kosten einreichen?
(kann ikh dee KOS-ten EYE-n-ry-khen)
Service desk / internal IT
- Mein Laptop funktioniert nicht mehr.
(myn LAP-top foonk-tsy-oh-NEERT nikht mayr) - Ich brauche ein neues Passwort.
(ikh BROW-kheh ayn NOY-es PAS-vort) - Ich kann mich nicht anmelden.
(ikh kann mikh nikht AN-mel-den) - Ich bekomme eine Fehlermeldung.
(ikh beh-KOM-meh EYE-neh FAIL-er-mel-doong) - Können Sie das Ticket priorisieren?
(KÜN-nen zee das TIK-et pree-oh-ree-ZEE-ren)
20) The “minimum viable German” checklist
If you want a tight checklist, aim for these 60 items:
- 10 greeting/politeness lines
- 10 scheduling lines
- 10 meeting/clarification lines
- 10 status/ticket lines
- 10 incident coordination lines
- 10 recovery/“repeat slower” lines
If you have these, you can operate in most German IT environments without feeling lost.
21) Mini-glossary: German IT workplace words you’ll see everywhere
You don’t need a huge vocabulary, but you do need to recognize the same 100 words that appear in tickets, wikis, and chats. Here’s a practical mini-glossary with pronunciation.
Planning and delivery
- die Planung (dee PLAH-noong) — planning
- die Umsetzung (dee OOM-zet-soong) — implementation
- die Anforderung (dee AN-for-deh-roong) — requirement
- die Abstimmung (dee AP-shtim-moong) — alignment
- die Priorität (dee pree-oh-ree-TAYT) — priority
- der Zeitplan (dair TSITE-plahn) — schedule
- die Verzögerung (dee fair-TSÖ-gay-roong) — delay
Risk and quality
- das Risiko (das RIS-ih-koh)
- die Auswirkung (dee OWS-veer-koong) — impact
- die Ursache (dee OOR-zah-kheh) — cause
- die Maßnahme (dee MAH-nah-meh) — measure/action
- die Qualität (dee kvah-lee-TAYT)
- die Freigabe (dee FREYE-gah-beh) — approval
Operations language
- die Störung (dee SHTÖ-roong) — incident/outage
- die Verfügbarkeit (dee fair-FÜG-bar-kite) — availability
- die Wartung (dee VAR-toong) — maintenance
- die Überwachung (dee Ü-ber-vah-khoong) — monitoring
- die Berechtigung (dee beh-REKH-tih-goong) — permission
Useful verbs (high ROI)
- prüfen (PRÜ-fen) — check
- klären (KLAIR-en) — clarify/resolve
- abstimmen (AP-shtim-men) — align
- umsetzen (OOM-zet-sen) — implement
- verschieben (fair-SHEE-ben) — postpone
- einbinden (EYE-n-bin-den) — involve/include
- erledigen (air-LED-ih-gen) — get done
22) Ten-minute daily drills (no textbooks required)
If you want progress without “studying,” do these drills. They are designed for IT people: short, systematic, and repeatable.
- Read 10 phrases out loud from the phrase bank (2 minutes).
- Write 3 German Slack/Teams messages using templates (3 minutes).
- Practice 1 mini-dialogue (2 minutes).
- Do 3 “clarification” sentences (3 minutes) — repeat, confirm, timeline.
Example drill messages you can copy:
- Kurzes Update: Ich bin dran, aber ich brauche noch Infos von …
(KOOR-tses UP-dayt: ikh bin dran, AH-ber ikh BROW-kheh nokh IN-fohs fon …) - Ich schicke bis 16 Uhr einen Zwischenstand.
(ikh SHIK-keh bis ZEX-tsayhn oor EYE-nen TSVISH-en-shtant) - Kannst du bitte kurz bestätigen, ob …
(kanst doo BIT-teh koorts beh-SHTAY-tih-gen, op …)
Do that for a month, and your German will look “professional” even if your grammar isn’t perfect. Because professional is mostly about structure.
Final takeaway
Professional German for IT expats is not about perfection. It’s about predictable phrases that let you coordinate, clarify, and de-risk work — while building trust with colleagues who live in German context.
Learn the useful minimum, reuse it until it’s automatic, and ignore the distractions. Your German will improve because your work repeats — and repetition is the fastest teacher.